提高高职院校办公室工作效率探析

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习近平总书记强调：“职业教育与经济社会发展紧密相连，对促进就业创业、助力经济社会发展、增进人民福祉具有重要意义。”目前，我国已建成世界上规模最大的职业教育体系，中高职学校每年培养约1000万高素质技术技能人才，职业教育实现历史性跨越。而如何保证所培养的学生能具有社会所需要的能力，则和教师的教学质量密切相关，因此就要保证教师的后勤得到保障，使得他们没有后顾之忧，可以安心地进行教学。办公室工作是整个学校运行的核心，因此如何进一步推动职业教育高质量发展，成为高职院校办公室的一大重要课题。高职作为职业教育的关键，其行政管理进入了新阶段。新时代对高职院校办公室工作提出了新的要求和挑战。高职院校办公室作为综合办事处，承担着沟通内外的责任，因此，要提高高职院校办公室工作的效率，我们可以从贯彻科学的管理制度，培养人员的工作素质出发，如职业道德、自身技能、政治修养等。为此笔者提出个人浅见，希望能够为高职院校办公室工作的改革与发展提供参考。

首先，我们要建立起科学的管理制度。高等职业院校行政管理的特点是制度化和规范化，它能在很大程度上确保相关行政管理工作的有效运行。当前我国高等职业院校的运行机制以及行政管理体制受到传统观念以及经济时代的影响，缺乏行政管理效能提升的内在动力。因此，我们要想提高工作效率，那我们就要建立科学的管理制度。比如建立工作人员参与机制，鼓励他们提出建议，通过他们的反馈，尽可能地制定面向广大人员的制度。还可以明确组织结构和职责，明确各自应该主要参与哪一块的工作，但又不能只明确各自的职责，在有余力之时，还需要多看、多听，或者是建立绩效考核制度，它能很好地提高工作人员的积极性和创造性，提高工作效率和质量。在这里，需要提醒的是，科学的管理制度是没有固定答案的，人是复杂的，人群中错综复杂的关系很难统一。那么在这里，笔者认为当管理者所制定的制度被大多数人所信服，那么这个制度就是科学的。

其次，需要贯彻执行管理条例，要想贯彻科学合理的行政管理理念，首先在实施行政管理时就应当做到以人为本，这能够在最大程度上激发和调动相关工作人员的工作热情，从而促进工作效率的提升，因此，在科学制度建立完成后，领导要重视，不然工作人员会将其当成形式主义，从而对该制度产生不信任性和随意性。因此，领导要提供一些必要的资源支持，如人力、物力和财力等方面。还要进行培训和发展，帮助他们更好地理解和执行所建立的管理制度，这样，不但可以使他们更好适应该制度，也能让他们产生归属感。当然，制度要有可发展性，要不断地改进管理制度，以适应组织的变化和发展。除此之外，管理者要传达出在其位谋其政的思想，这是作为一名职业者所应有的原则。当然，光靠精神和激情是不够的，物质决定现实，因此领导要奖罚分明，对于认真工作并且能完成好的工作人员，我们要奖励，继续激励他们奋斗，而对于那些工作敷衍的人员，就要进行惩罚，使得他们有所顾虑。正确地进行有效的奖励制度，对于提高员工工作的积极性会有很大的作用。

再次，要培养人员的工作素质。学校要关注各部门教职员工职业生涯规划建设，让每一位教职工都有广阔的舞台，使每一位教职工都能立足于自身岗位做出成绩。当然，有的人想把工作做好，但能力有限，无法高效开展工作。笔者在这里有一些浅见：一是我们可以让前辈带着晚辈，这样不但可以使晚辈得到更好更快地提升，并且前辈也能在交流中得到独特的启示，找到更好的工作方法。可以进行培训，让工作者去相关培训机构学习锻炼，比如内部培训、外部培训、研讨会等等，提高他们的技能和知识水平，还可以在学习结束后交流感想，可以去其他学校的办公室进行交流，互相学习借鉴。二是随着网络时代的不断深化，信息化技术飞速发展，教育信息化、智能化的出现，极大改变了传统的教育模式和管理模式。信息化办公越发重要，信息化办公可以将传统的办事流程电子化、数字化，因此对于促进办公室工作者的自我发展，自我学习，加强自身的技能以及掌握更前沿的办公室技能是非常有必要的。除此之外，鼓励创新和团队合作，鼓励自我管理和自我反思，帮助工作人员制定相应的目标和计划以及鼓励工作人员提出新想法进行实践，都能很好地帮助他们成长，提高他们的工作效率和质量。

总的来说，办公室行政工作作为学校运行的关键，提高其效率是有益于全校师生的。对办公室管理模式的有效改革，可以使办公室人员在教学、教研、发展决策等方面发挥更大的服务作用。

（作者：沈洪志 娄底职业技术学院）

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